Parce que brûler ses archives n’est pas possible aussi bien pour les entreprises que les particuliers, il convient de trouver la meilleure des solutions. Où peut-on se débarrasser de ses documents administratifs quand on est pro ?
Archives professionnelles périmées : comment les supprimer ?
Avant de songer à les supprimer, est-on en premier lieu certain que ces documents soient à jeter ? Toutes les archives ; si elles doivent être conservées ; ne le seront pas pour la même durée.
En fonction de leur nature, leur valeur probatoire peut considérablement varier. Une erreur de jugement peut être très préjudiciable. Personne ne souhaite évidemment faire l’objet d’un contrôle fiscal ou se retrouver au cœur d’une situation litigieuse. Pourtant, cela n’arrive pas qu’aux autres.
Il convient, dans les deux cas, de pouvoir présenter certains documents, ce qui serait impossible si ces derniers ont été supprimés. Une erreur d’appréciation anecdotique ? Pas si l’on en croit certaines études qui démontrent que cela touche potentiellement toutes les entreprises.
Pour être sûrs de faire le bon choix au moment de faire son tri d’archives, le mieux est donc de passer par une société d’archivage. Cela tombe bien puisque cette structure spécialisée a des solutions pour tout, y compris quand vient le moment de jeter les archives.
D’ailleurs jeter est un terme impropre. On ne peut pas jeter ses archives. Sans doute le pouvait-on encore avant l’ère d’internet, de la data, des données personnelles.
Il faut maintenant garantir la sécurité de toutes les données (personnelles, internes ou sensibles) que l’on possède et se contenter de jeter expose l’entreprise à une exploitation des documents par des personnes qui savent très bien ce dont il s’agit et pourraient tirer profit en les vendant au plus offrant.
Comment se faire aider pour la destruction de ses documents administratifs périmés ?
Jeter n’étant pas une solution envisageable, il faut plutôt penser à la destruction.
Certaines machines existent bien entendu, mais présentent différents niveaux de qualité de suppression. En quoi cela est important ? On a tendance à imaginer, quand on pense à un destructeur d’archives, à une machine qui réduit une feuille en longues bandes de papier qui seront ensuite mises dans des containers spéciaux. Une erreur, là encore, puisqu’il est facile, avec un peu de patience et certains logiciels de reconstituer les feuilles et donc d’avoir accès à leur contenu.
Les sociétés d’archives comprennent à quoi doivent faire face les entreprises d’aujourd’hui. Elles savent également qu’outre la destruction de leurs archives, elles doivent trouver des solutions pour un autre problème de taille : la numérisation (en respectant les normes de la loi) de leurs archives pour tout retrouver sous format digital.
Dépoussiérage, désamiantage dans certains cas, tri et récolement, classement, numérisation et destruction sont leur lot quotidien et elles s’en acquittent avec facilité puisqu’elles possèdent à la fois les compétences mais aussi les machines.
On peut donc les appeler sans problème pour détruire tous ses documents administratifs périmés et obsolètes.
Mieux, elles vont établir un document relatif à la suppression. L’entrepreneur pourra ainsi savoir quels documents ont été ainsi détruits, quand et par qui. Une traçabilité qui correspond à toutes les exigences que l’on attend d’une entreprise moderne, dans tous ses aspects.
Les entreprises d’archivage peuvent proposer des prestations spécifiques ou des packs pour répondre à tous les besoins des professionnels. Pour cela, il suffit de les contacter et de leur expliquer la situation.
Dans certaines situations, notamment quand les archives ont été laissées de côté pendant quelques années, un audit est obligatoire pour estimer la somme de travail et établir le devis le plus personnalisé.