Tout déménagement suppose de faire preuve d’organisation et ce qui s’avère vrai pour les particuliers l’est davantage pour les entreprises. Parce que stresser peut être contreproductif, voici les étapes à respecter pour que le changement de bureaux se passe dans les meilleures conditions.
Déménagement d’entreprise : comment le réussir ?
Si on parle de 4 mois pour un déménagement de particuliers, il faut faire preuve de davantage d’anticipation pour une entreprise et selon sa taille, six mois peuvent être un minimum.
Il est indispensable en effet de donner son préavis pour arrêter le bail commercial qui court généralement sur une période de 9 ans, reconductible tacitement tous les 3 ans.
A moins de sortir les locaux de terre et donc de prévoir entièrement leur conception, il sera obligatoire de faire réaliser un audit pour savoir si des travaux notamment de rénovation seront à prévoir. Le fait de connaitre les locaux et leur environnement sera un atout au moment de contacter la société de déménagement qui doit connaitre les problèmes techniques auxquels elle peut être confrontée afin d’y apporter des solutions concrètes.
Ce type de professionnels est habitué à répondre à des cahiers des charges très précis en termes de déménagement d’entreprise.
Les choses à respecter pour réussir son transfert de bureaux
Tri des archives, réorganisation pour un fonctionnement plus optimal : alors que beaucoup de personnes considèrent le déménagement comme un moment stressant, c’est une manière idéale de se délester de ce qui ne fonctionne plus, d’améliorer l’existant, voire de penser à de nouvelles prestations ou produits.
Les salariés doivent être partie prenante du déménagement. Pour cela, bien entendu, il faut les prévenir en organisant une réunion qui sera moins informelle qu’un mail. Certaines décisions pourront être prises. Certaines seront productives, d’autres moins, surtout si on apprend que ce déménagement suppose le départ de certains collaborateurs. En effet, si aucune clause de mobilité n’apparait dans leur contrat de travail et que les nouveaux locaux se situent dans un autre bassin d’emploi, ils sont tout à fait légitimes pour quitter l’entreprise.
Un responsable déménagement par service, pour les entreprises qui en possèdent, permet de montrer la confiance que l’on témoigne aux personnes, mais aussi d’impliquer tous ses salariés. Pourtant, les responsables ne doivent pas se sentir seuls et il conviendra de faire avec eux des points réguliers sur l’avancée du transfert vers les nouveaux locaux.
A cet égard, pourquoi ne pas demander aux salariés de se rendre sur place pour voir à quoi va ressembler leur futur environnement de travail. On passe beaucoup de temps à travailler et il est normal de vouloir être rassuré sur la salubrité des lieux, sur les travaux qui sont en cours, sur la manière dont sera organisé le travail si un certain remaniement est fait.
Ligne téléphonique, abonnement internet, fournisseurs dont il faut peut-être revoir le contrat, démarches en tous genres pour signaler son changement d’adresse : il faut un certain temps pour cumuler cela avec son cœur de métier, ce qui demande une belle organisation.
Faire l’inventaire du parc informatique, changer du matériel obsolète, du mobilier fatigué, mais aussi communiquer avec ses clients sur le changement d’adresse et les avantages demande également un peu de réflexion et de temps.
Alors que l’on conseille aux particuliers de se montrer flexibles en termes de jour de déménagement et de préférer un jour de semaine, cela est exactement le contraire pour les entreprises et ce, pour réduire au maximum le temps d’arrêt de production dans certains cas.
N’importe quel déménagement suppose de mettre l’activité à l’arrêt pendant quelques jours. Heureusement, on peut compter sur les sociétés de déménagement pour obtenir une aide précieuse afin que tout soit rapidement opérationnel à nouveau.